(१) विदा दिने अधिकारीले आफ्नो मातहतमा काम गर्ने निजामती कर्मचारीको विदाको अभिलेख राख्न लगाउन
पर्नेछ । भैपरी र पर्व विदा बाहेकका विदाको अभिलेख प्रत्येक कार्यालयले वर्ष व्यतीत भएको तीस दिनभित्र निजामती किताबखाना र
तलव खर्च लेख्ने कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ ।
(२) कुनै निजामती कर्मचारी एक कार्यालयबाट अर्को कार्यालयमा सरुवा वा बढुवा भएमा सरुवा वा बढुवाको जनाउको साथै
विदाको अभिलेखको उतार पनि हालको कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ । यस्तो विदाको अभिलेख अनुसूची–१४ बमोजिम राख्नु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिमको विदाको अभिलेखको एक प्रति उतार सम्बन्धित कर्मचारीलाई समेत दिनु पर्नेछ । बढुवाको लागि
कारबाही हुंदा यस्तो विदाको अभिलेख पेश गर्ने जिम्मेवारी निजामती कर्मचारीको सम्बन्धित विभाग वा मन्त्रालयको हुनेछ ।